La tua guida definitiva per una gestione efficace dei webinar (2024)

Per le aziende che desiderano includere i webinar nella strategia aziendale complessiva, è fondamentale sviluppare un processo di gestione dei webinar affidabile per produrre contenuti di qualità.

Ospitare un webinar è un modo efficace per potenziare il marketing di un'organizzazione perché ti consente di condividere il tuo valore con un pubblico globale e creare più connessioni. I webinar tendono ad essere più accessibili, convenienti e convenienti rispetto ai seminari di persona, ed è questo che li rende così popolari oggi.

Se la gestione dei webinar è un concetto nuovo per te, questo Findstack guida è un punto di partenza perfetto che ti fornirà le migliori pratiche e strumenti per webinar per assicurarti che il tuo webinar sia un successo. 

Pronto? Immergiamoci!

Che cos'è la gestione dei webinar? 

La gestione del webinar si riferisce al processo di organizzazione, pianificazione ed esecuzione di un webinar di successo dall'inizio alla fine. Prevede varie fasi, quali:

1. Pianificazione pre-evento

Ciò include la definizione degli obiettivi, la scelta di un argomento, la selezione di una piattaforma adatta e l'identificazione del pubblico di destinazione. Implica anche la preparazione dei contenuti, la creazione di un'agenda e il coordinamento con relatori e relatori.

2. Promozione

In questa fase, i gestori di webinar creano ed eseguono strategie di marketing per aumentare le registrazioni e la partecipazione. Ciò può comportare campagne e-mail, promozione sui social media, pubblicità a pagamento e utilizzo di reti di partner.

3. Configurazione tecnica

La gestione dei webinar include la garanzia che tutti gli aspetti tecnici siano presenti, come audio, video e funzionalità di condivisione dello schermo. Implica anche l'impostazione di funzionalità interattive, come sondaggi e domande e risposte, e il test della piattaforma webinar per prevenire problemi tecnici durante l'evento.

4. Facilitazione di eventi dal vivo

Il giorno del webinar, i manager si coordinano con i relatori, gestiscono il coinvolgimento del pubblico e risolvono eventuali problemi tecnici che potrebbero sorgere. Monitorano e moderano anche la chat, le domande e risposte e altre funzionalità interattive.

5. Follow-up post-evento

Dopo il webinar, la gestione prevede l'analisi delle metriche di partecipazione e coinvolgimento, la raccolta di feedback e cavi nutrimento attraverso e-mail di follow-up e condivisione di contenuti. Questa fase prevede anche la messa a disposizione della registrazione del webinar per la visualizzazione on-demand e la misurazione del successo complessivo dell'evento.

Perché è importante la gestione dei webinar? 

Opportunità di massimizzare il tempo

Quando dai la priorità a una gestione efficace del webinar, sarà molto più facile assicurarti che il tuo webinar venga svolto secondo il programma nel periodo di tempo che hai previsto. In questo modo, otterrai l'attenzione e il coinvolgimento ottimali dei tuoi partecipanti perché non stai sprecando il loro tempo con ritardi dovuti a una cattiva gestione del tempo. 

Aiuta a evitare problemi tecnici

Garantire l'efficienza è una parte importante dell'eccellente gestione dei webinar. Ci sono molti aspetti tecnici che devi considerare quando organizzi un webinar, come l'accessibilità per i partecipanti, un'esperienza utente fluida, la condivisione di contenuti di successo, l'integrazione del coinvolgimento dei partecipanti online e molto altro. È necessaria una pianificazione attenta e coerente per garantire la consegna migliore ed evitare interruzioni non necessarie. 

Assicura un webinar di successo

Ci vuole molto lavoro per pianificare e prepararsi per un webinar di successo. Tuttavia, facendo lo sforzo e incorporando le strategie che stiamo per condividere con te, è più probabile che tu organizzi un webinar memorabile che ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali. 

Best practice per la gestione dei webinar

Prepara una lista di controllo

È necessario sviluppare una checklist per la gestione dei webinar come utile strumento organizzativo per il team di pianificazione dei webinar. Aiuterà tutti a rimanere sulla stessa pagina e a non perdere mai di vista tutti gli aspetti di cui devi occuparti prima, durante e dopo l'evento. 

Ecco un ampio elenco di controllo di esempio per darti un'idea di come puoi organizzare il tuo webinar: 

Attività pre-webinar

• Definire l'argomento del webinar
• Conferma la data e gli orari appropriati (facendo attenzione ai fusi orari più importanti da incorporare in base ai partecipanti target)
• Creare l'ordine del giorno e i materiali di presentazione
• Seleziona la piattaforma webinar appropriata e provala
• Preparare i materiali di marketing per il webinar
• Invia inviti ai webinar e imposta intervalli di promemoria per coloro che si registrano
• Avere un piano di riserva per prepararsi alle difficoltà tecniche

Durante il webinar

• Presenta i moderatori e gli oratori ospiti
• Controllo qualità audio e video
• Monitorare il coinvolgimento dei partecipanti (ad es. chat dal vivo, sondaggi, domande dei partecipanti)
• Enfatizza il rispetto dei tempi tenendo traccia dei tempi
• Registra il webinar

Post Webinar

• Raccogli feedback per valutare il successo del webinar
• Follow-up con i partecipanti via e-mail (può includere un collegamento alla registrazione del webinar)
• Condividi il feedback con il team
• Analizza tutti i dati raccolti da sondaggi e sondaggi per contribuire a migliorare i futuri webinar
• Tieni un registro delle informazioni di contatto dei partecipanti per futuri webinar
• Archivia tutti i contenuti del webinar 

Dovrai anche considerare il modo più efficace per condividere questa lista di controllo con i membri del tuo team. Forse potresti voler mantenerlo semplice utilizzando un foglio Google condiviso o optare per l'utilizzo di un file strumento di gestione del progetto per esempio: 

• Nozione 
• Wrike 
• ClickUp 
• Trello

Quest'ultima opzione potrebbe essere migliore perché puoi creare avvisi, condividere facilmente materiali e assegnare singole attività in modo più efficiente. 

Conosci i tuoi partecipanti

Una volta chiusa la registrazione per il tuo webinar, avrai bisogno di tempo sufficiente per valutare i tuoi partecipanti in modo da poter offrire loro un'esperienza personalizzata e preziosa. Inoltre, comprendendo che tipo di partecipanti saranno presenti, puoi segmentarli nei gruppi appropriati (soprattutto se stai separando i gruppi in base ai segmenti principiante, intermedio ed esperto). Ciò darà ai tuoi partecipanti un'ottima impressione della tua organizzazione perché ogni gruppo viene riconosciuto e fornito in modo accurato. 

Alcune domande chiave che puoi porre per conoscere i tuoi partecipanti sono: 

• Di quali industrie fanno parte?
• Quali problemi attuali stanno affrontando?
• Quali sono i loro obiettivi per partecipare? 

È nel tuo interesse utilizzare un generatore di moduli online per includere un sondaggio nel processo di registrazione. In questo modo, i partecipanti possono rispondere da soli a queste domande, facendoti risparmiare un po' di tempo.

Specifica obiettivi chiari per il tuo webinar

Il tuo team deve sviluppare obiettivi aziendali chiari per il tuo webinar insieme a metodi su come misurare il tuo successo. Cosa speri di ottenere ospitando un webinar? Le tue risposte a questo potrebbero includere: 

• Condividi nuove informazioni di settore basate sulla ricerca condotta dalla tua organizzazione e afferma la tua organizzazione come leader del settore
• Ottieni consapevolezza del marchio
• Creare buzz per un nuovo prodotto
• Istruisci il tuo pubblico su una causa di cui la tua organizzazione è appassionata
• Rete con i principali leader del settore
• Appello a una nuova base di clienti

Concordate su un argomento e sui relatori corrispondenti

Il tuo webinar non può affrontare troppi argomenti perché diventa meno memorabile e ha minori possibilità di fornire un impatto a lungo termine. Un obiettivo e un argomento chiari rendono più facile per i partecipanti decidere se il tuo evento è pertinente alle loro esigenze attuali, quindi devi riflettere l'obiettivo principale nel tuo marketing. 

Ad esempio, supponiamo che il tuo settore sia l'istruzione e desideri ospitare un webinar per migliorare i metodi di insegnamento per gli studenti. Questo potrebbe essere troppo ampio per ottenere un numero sufficiente di partecipanti. Quindi, dovresti ricercare le esigenze di coloro che sono nel tuo settore e individuare un argomento specifico che fornirà il massimo valore per i tuoi partecipanti.  

Di seguito è riportato un ottimo esempio di webinar con un argomento chiaro. Learning to Learn è un webinar opportunamente basato sul settore educativo. Piuttosto che concentrarsi su un argomento ampio, si concentrano sull'insegnamento agli studenti neurodiversi. Questo è un ottimo argomento su cui concentrarsi, poiché negli ultimi anni c'è stato uno sforzo maggiore per migliorare i metodi di insegnamento riguardanti gli studenti neurodivergenti, il che renderà l'argomento molto più rilevante e prezioso per i partecipanti.

Il potenziale valore che possono ottenere dalla partecipazione al webinar è loro chiaro perché affronta il problema e offre una soluzione valida per aiutarlo a risolverlo. Una volta che hai il tuo argomento, ora puoi iniziare a cercare i migliori relatori per aiutarti a fornire le informazioni più preziose al tuo pubblico. 

Fortunatamente, puoi trovare relatori pertinenti sulle seguenti piattaforme se non sai da dove iniziare:

• Oratore principale
• AltoparlanteHub

Scrivi un brief creativo

DrawinCreare un brief creativo per il tuo webinar aiuterà a strutturare la produzione del tuo webinar e manterrà l'intero team in carreggiata. Dovrebbe funzionare come un business plan, quindi dovrebbe includere:

• Fascia degli ascoltatori)
• Argomento webinar
• Temi chiave
• Immagini webinar
• I tuoi obiettivi aziendali
• Relatori ospiti e loro credenziali
• Scadenze della lista di controllo
• Programma webinar

Nel tuo brief creativo, puoi anche determinare il formato del tuo webinar. Ecco i formati più diffusi: 

Imposta il programma

È molto importante prestare attenzione alla programmazione del tuo evento. Questo ti aiuta a evitare conflitti con altri eventi importanti, come festività o celebrazioni locali. 

Quando crei il tuo programma, devi anche assicurarti che il tuo tempismo sia abbastanza accomodante da evitare di correre. I tuoi partecipanti non apprezzeranno un webinar che sembra affrettato perché sembra che vengano defraudati del valore per cui si sono iscritti e tu scendi a compromessi sulla tua capacità di incoraggiarli a partecipare attivamente alle conversazioni. Pianifica saggiamente per assicurarti di avere tempo sufficiente per superare tutto, comprese domande e risposte e discussioni. 

Crea un piano promozionale

Per costruire il tuo piano promozionale, devi prima determinare il numero target di registrazioni che desideri raggiungere, in quanto ciò ti aiuterà a determinare le tattiche di marketing da utilizzare per raggiungere questo obiettivo. È bene specificare anche il numero target di registrazioni che si desidera ottenere da ciascun canale promozionale scelto. 

Questi sono i diversi canali promozionali che puoi utilizzare:

• Crea una pagina di destinazione del webinar
• Promuovi il tuo webinar sui canali di social media pertinenti (ad es. LinkedIn, Facebook, Twitter)
• Prendi in considerazione la possibilità di scrivere un post sul blog riguardante il tuo seminario
• Promuovi il tuo webinar con l'email marketing

L'email marketing tende a generare un gran numero di registrazioni per eventi professionali, quindi assicurati di dare la priorità a questo canale. Nel tuo piano promozionale, dovrai incorporare i tempi della tua promozione e-mail in modo da utilizzare tempi di invio ottimali (che si tradurranno in maggiori aperture e iscrizioni. Secondo ON24, i giorni migliori per inviare e-mail promozionali di webinar per il mercato aziendale sono mercoledì e giovedì perché le persone hanno una maggiore disponibilità. Sei libero di provarlo tu stesso. 

Seleziona la migliore piattaforma per webinar

Assicurarti di fare le ricerche appropriate per selezionare la piattaforma in cui si terrà il tuo webinar è estremamente importante per la tua esperienza utente. 

Ecco alcune cose da considerare quando si sceglie una piattaforma webinar: 

• Qual è il tuo badget?
• La piattaforma è ottimizzata per i dispositivi mobili per garantire ai partecipanti che accedono da un dispositivo mobile un'esperienza senza problemi?
• Sono disponibili tutte le funzionalità richieste? (Ad esempio, registrazione webinar)
• Quanti partecipanti può ospitare?
• Quanto è facile da usare?
• I tuoi partecipanti saranno in grado di interagire in modo efficace?

 Sentiti libero di approfittarne Findstack per avviare la tua ricerca sulla piattaforma webinar. Attraverso la nostra piattaforma, puoi confrontare diversi software di webinar per aiutarti a trovare il tuo partner perfetto. 

Eseguire una corsa a secco

Per aiutarti a determinare se il tuo evento si svolgerà senza intoppi, devi eseguire un test di prova almeno 3-5 giorni prima della messa in onda. Questo ti aiuterà a determinare se è necessario apportare modifiche alla tua pianificazione e risolvere eventuali problemi tecnici prima dell'evento. 

Nella tua sessione di pratica, assicurati di coprire quanto segue:

• Brevi relatori e relatori ospiti sulle funzionalità della piattaforma webinar scelta. Questo li aiuterà a capire quali funzionalità possono utilizzare. Assicurati di consigliare anche a chi dovrebbero rivolgersi in caso di difficoltà. 
• Verifica che tutti i tuoi relatori dispongano dell'attrezzatura appropriata compatibile con la tua piattaforma webinar. Ciò include dispositivi, browser Internet, cuffie e altro ancora. Se disponi di una buona piattaforma per webinar, consentirà a tutti di testare la compatibilità del proprio dispositivo prima dell'evento. 
• Rivedi le immagini e l'agenda del tuo webinar per assicurarti che tutto sia nel giusto ordine.

Scegli lo strumento giusto per una gestione efficace dei webinar

I webinar stanno chiaramente diventando sempre più preziosi per i leader aziendali da utilizzare per raggiungere i propri obiettivi. Utilizzando le strategie di gestione dei webinar che abbiamo delineato sarai sicuro di fornire il miglior valore per il tuo pubblico.

Findstack è la tua migliore risorsa di partenza per scoprire il miglior software di webinar per le tue esigenze. Dai un'occhiata ai nostri confronti e alle guide dell'acquirente in modo da poter prendere la decisione migliore!