Cos'è l'Ufficio Risorse Umane? La tua guida alle funzioni delle risorse umane

Se hai mai lavorato in un ufficio, allora hai sicuramente sentito che le "Risorse umane" vengono lanciate spesso sul posto di lavoro. Ma sai davvero cosa fa le risorse umane? Di cosa è responsabile l'ufficio risorse umane? O cosa fanno effettivamente per l'azienda e i suoi dipendenti?

Il dipartimento delle risorse umane, altrimenti noto come team "Risorse umane" in un'azienda, è un gruppo di professionisti impegnati a gestire, supportare e organizzare i dipendenti. Gli specialisti di questo team sono esperti nella costruzione e nel mantenimento di relazioni professionali. Sono le persone che si occupano dell'assunzione e del reperimento di nuovi talenti, della risoluzione degli incidenti sul posto di lavoro e persino della pianificazione di iniziative di formazione e sviluppo per la crescita professionale dei dipendenti.

Ogni volta che vuoi parlare dei vantaggi per i dipendenti o cercare una nuova opportunità di formazione, vai al dipartimento delle risorse umane. Sono il tuo punto di riferimento se hai domande sulle politiche dell'ufficio. Il dipartimento delle risorse umane è anche responsabile della sicurezza dei professionisti nella forza lavoro e della navigazione nei canali corretti in caso di reclami.

Cos'è l'Ufficio Risorse Umane? Un introduzione

HR sta per Risorse Umane. Il loro nome è abbastanza autoesplicativo. In un'organizzazione, il dipartimento delle risorse umane è responsabile della gestione dei dipendenti, le risorse umane, dell'organizzazione. Ricorda, il personale è spesso la risorsa più importante che qualsiasi azienda possa avere, il che significa che assicurarsi che siano felici e soddisfatti nei rispettivi lavori e che gli sia dato ampio spazio per crescere è fondamentale per qualsiasi azienda. Inoltre, le aziende sono responsabili della sicurezza e del benessere dei dipendenti sul luogo di lavoro. Anche questo è di competenza del dipartimento delle risorse umane.

Gli esperti delle risorse umane sono a disposizione per garantire che le aziende possano ottenere il massimo dai talentuosi membri del team che assumono. Allo stesso tempo, servono anche i dipendenti, garantendo loro la migliore esperienza di lavoro possibile, rafforzata da una cultura aziendale positiva.

A livello di base, il dipartimento delle Risorse umane è coinvolto nell'assicurarsi che l'azienda per cui lavorano abbia un solido elenco di membri del team adeguatamente retribuiti ed efficacemente formati. Sono responsabili di tutte le attività basate sui dipendenti coinvolte nella gestione di un'azienda, dalla gestione delle buste paga, alle assunzioni e licenziamenti e persino all'amministrazione dei benefici per i dipendenti.

Gli esperti delle risorse umane possono anche aiutare a garantire che i membri del personale rimangano felici all'interno di un'azienda e si abituino alla cultura della loro organizzazione. Questo perché le aziende con dipendenti felici e coinvolti in genere vedono un aumento del 17% della produttività dei dipendenti e a 41% di riduzione dell'assenteismo.

I compiti chiave dell'Ufficio Risorse Umane

Per rispondere alla domanda "che cos'è il dipartimento delle risorse umane?" dobbiamo guardare cosa fanno di solito i dipendenti delle risorse umane. In qualità di professionisti delle risorse umane, sono responsabili della gestione di un'ampia gamma di attività diverse legate al benessere, alla retribuzione e all'organizzazione dei dipendenti.

Mentre l'esatta funzionalità di un dipartimento delle risorse umane dipende solitamente da vari fattori, alcune delle responsabilità più comuni includono:

• reclutamento: Trovare e reclutare dipendenti promettenti è uno degli obiettivi chiave di un dipartimento delle risorse umane. I professionisti delle risorse umane esaminano le esigenze dell'azienda e i suoi obiettivi per cercare dipendenti adatti a determinati ruoli. Incanalano anche candidati qualificati verso la pipeline di talenti dell'azienda e possono aiutare con il colloquio.
• Assumere: Oltre a cercare i candidati chiave, i professionisti delle risorse umane estendono anche le offerte ai candidati più qualificati e negoziano vantaggi e retribuzione. Di solito saranno responsabili del processo di onboarding, assicurando che tutta la documentazione corretta sia completata prima che un membro del personale inizi a lavorare.
• Amministrazione: I dipartimenti delle risorse umane si occupano di varie forme di lavoro amministrativo associate alla gestione dei dipendenti. Possono creare orari di lavoro per i dipendenti e aiutare a compilare vari moduli e scartoffie. Aiutano anche a garantire che i dipendenti possano trovare i canali giusti per presentare reclami se non sono soddisfatti delle loro condizioni di lavoro per qualsiasi motivo.
• Buste paga e compenso: Il dipartimento delle risorse umane è solitamente responsabile della supervisione della compensazione, dai benefici come le ferie pagate, allo stipendio e agli stipendi. Lavorano con software per salarie risolvere eventuali problemi che i dipendenti potrebbero avere con la retribuzione. Possono anche aiutare i membri del team con domande che potrebbero avere su benefici per la salute, ritenute fiscali e opzioni di ferie.
• Allenamento e sviluppo: Molti dipartimenti delle risorse umane investono anche in varie strategie di formazione e sviluppo per i dipendenti. Possono aiutare ad assicurarsi che le licenze e le certificazioni dei dipendenti siano aggiornate e cercare nuove opportunità educative. Possono anche lavorare con i dipendenti su attività di sviluppo della carriera e pianificazione della successione o preparare candidati per promozioni in ruoli più avanzati.
• Licenziare: Spesso la parte meno interessante del ruolo del dipartimento delle risorse umane, questi professionisti si occupano anche di rimuovere un dipendente dal sistema quando un'assunzione non va a buon fine. Possono condurre colloqui di uscita, garantire che venga consegnato uno stipendio finale e persino fornire consigli ai dipendenti se decidono di lasciare un'azienda amichevolmente.

Cosa fa il dipartimento delle risorse umane per i dipendenti?

Nella maggior parte dei casi, il dipartimento delle risorse umane è visto come uno strumento vitale per i leader aziendali. Questi esperti sono essenziali per fornire alle aziende l'accesso ai talenti giusti e per gestire i processi di assunzione e licenziamento. Tuttavia, il dipartimento delle risorse umane svolge anche un ruolo significativo nel mantenere i dipendenti felici, coinvolti e produttivi sul lavoro.

Alcuni dei principali modi in cui gli esperti delle risorse umane assistono i dipendenti includono:

Coltivare un ambiente di lavoro positivo:

Uno degli obiettivi principali del dipartimento delle risorse umane è creare un ambiente di lavoro ottimale e coinvolgente per la produttività dei dipendenti. Ascoltano il feedback del personale e apportano modifiche in base alle esigenze dei dipendenti. Possono anche aiutare a mantenere le politiche di diversità, inclusione ed equità a livello di organizzazione.

I dipartimenti delle risorse umane possono sviluppare programmi di sensibilizzazione, codici di condotta per i dipendenti e condurre sondaggi sui dipendenti. Sono anche uno strumento importante per proteggere gli informatori quando è necessario segnalare comportamenti scorretti e frodi sul posto di lavoro.

Gestione delle politiche del lavoro

I dipartimenti delle risorse umane sono anche fortemente responsabili della creazione di tutti i tipi di politiche occupazionali per i professionisti, assicurando che abbiano le risorse, il supporto e il compenso che meritano. Forniscono un quadro per l'attuazione di vari processi legati all'occupazione, come le politiche contro la discriminazione e le molestie e le politiche sui permessi retribuiti.

Il dipartimento delle risorse umane aggiornerà inoltre regolarmente tutto, dai benefici e le politiche di pagamento alle strategie per la salute e la sicurezza dei dipendenti sulla base degli aggiornamenti normativi.

Membri del personale di onboarding e "offboarding":

Un dipartimento delle risorse umane ben progettato è fondamentale per accogliere nuovi membri del team nell'azienda. Questi dipendenti non solo conducono processi di reclutamento, colloqui e altre attività di assunzione, ma aiutano anche a integrare i membri del personale nell'azienda. Possono informare i nuovi assunti sui valori organizzativi e sulla cultura del lavoro e assistere con l'impostazione della postazione di lavoro.

Quando un dipendente decide di lasciare un'attività, un dipartimento delle risorse umane può anche aiutare a chiudere i propri account con l'azienda, assicurandosi che ricevano la giusta retribuzione e dando loro consigli da portare a nuove organizzazioni.

Supportare l'apprendimento e lo sviluppo

Uno dei principali doveri del dipartimento delle risorse umane è garantire che i dipendenti siano sempre dotati delle competenze e dei talenti di cui hanno bisogno per prosperare in qualsiasi settore. In quanto tali, sono spesso coinvolti nel miglioramento delle competenze e nella riqualificazione dei membri del personale. Il dipartimento delle risorse umane organizza vari dipendenti di sviluppo e formazione per mantenere aggiornate le competenze o insegnarne di nuove.

Possono anche lavorare con i dipendenti per assicurarsi che raggiungano i loro obiettivi professionali, aiutandoli a costruire mappe di carriera e pianificare opportunità promozionali.

Assistenza nelle emergenze dei dipendenti

I dipartimenti delle risorse umane spesso assistono in tutti i tipi di attività relative ai dipendenti che sono al di fuori delle capacità di un manager. Possono aiutare con i membri del personale che devono richiedere il rimborso per viaggi o bisogni educativi e affrontare i problemi che i membri del personale hanno per cattiva condotta.

Durante le emergenze personali, i dipartimenti delle risorse umane possono aiutare i dipendenti ad accedere a congedi non pianificati che potrebbero dover essere prolungati nel tempo. I professionisti possono fungere da intermediari tra dipendenti e dirigenti aziendali per garantire che le relazioni siano preservate.

Competenze principali dei dipartimenti delle risorse umane

In quanto gruppo centrale responsabile del miglioramento delle esperienze dei dipendenti sul posto di lavoro, i dipartimenti delle risorse umane necessitano di una serie di competenze specifiche. Sebbene le competenze esatte richieste a un dipartimento delle risorse umane possano variare, alcune delle competenze più comuni includono:

• Comunicazione: I professionisti delle risorse umane necessitano di eccellenti capacità comunicative, sia scritte che verbali. Si occupano costantemente di trasmettere informazioni complesse a persone diverse e la maggior parte è in grado di ascoltare attentamente il personale per ottenere risultati eccellenti.
• Costruzione di relazioni: Nel mondo delle risorse umane, è fondamentale costruire relazioni solide tra dipendenti, reparti e gruppi dirigenziali. I professionisti delle risorse umane ascoltano e rispondono alle lamentele per evitare che le relazioni si inaspriscano. Introducono anche politiche per garantire che tutti si sentano inclusi e accolti in qualsiasi luogo di lavoro.
• Adattabilità: Poiché il posto di lavoro continua ad evolversi, i dipartimenti delle risorse umane devono garantire che siano il più adattabili possibile. Negli ultimi anni, ad esempio, questi gruppi sono stati richiesti per aiutare i leader aziendali a navigare in cose come le politiche sul posto di lavoro ibride e remote. Devono inoltre valutare costantemente il posto di lavoro per ottimizzare produttività ed efficienza.
• Competenze tecnologiche: Molti responsabili delle risorse umane lavorano con un'ampia gamma di strumenti tecnologici per supportare dipendenti e manager. Possono lavorare con software per buste paga, strumenti per l'invio di documenti online, strumenti di monitoraggio del tempo e gestione dei dipendenti e altro ancora. Possono anche utilizzare software di acquisizione talenti per selezionare i candidati al lavoro.
• Creatività: I dipartimenti delle risorse umane devono avere capacità creative per trovare soluzioni uniche a problemi, iniziative di cultura aziendale e programmi di formazione. Devono essere in grado di valutare il posto di lavoro ed esplorare una gamma di strategie diverse per aumentare l'efficienza, il coinvolgimento e la produttività in tutta la forza lavoro.
• Pensiero critico: Anche le capacità di pensiero critico o di analisi sono estremamente importanti per i professionisti delle risorse umane. Che si tratti di assumere nuovi candidati, negoziare aumenti salariali o affrontare le lamentele dei dipendenti, questi dipendenti devono analizzare ogni situazione con attenzione.

Posizioni diverse all'interno di un dipartimento delle risorse umane

Il dipartimento delle risorse umane è ricco di una vasta gamma di professionisti diversi con responsabilità uniche. Alcuni dei titoli più comuni che si trovano in un ambiente HR includono:

• Direttore delle risorse umane: Un direttore delle risorse umane è responsabile di tutte le interazioni dei dipendenti all'interno del panorama delle risorse umane, inclusa la gestione delle relazioni con i dipendenti, del personale, della conformità e delle buste paga.
• Responsabile della diversità: Un'aggiunta relativamente nuova al dipartimento delle risorse umane, questo professionista garantisce che le aziende aderiscano alle iniziative dei.
• Direttore reclutamento: I direttori del reclutamento si occupano delle assunzioni e dell'acquisizione di talenti, sovrintendono ai budget di reclutamento e pianificano l'inserimento di nuovi membri del team.
• Responsabile retribuzione: Un responsabile delle retribuzioni e dei benefici si occupa di garantire che ogni dipendente riceva la giusta retribuzione e altri vantaggi dal proprio lavoro.
• HR Assistant: Un assistente delle risorse umane è un professionista che lavora sotto il direttore delle risorse umane per garantire l'attuazione delle politiche e affrontare le preoccupazioni dei dipendenti.

Migliori pratiche durante la creazione di un dipartimento delle risorse umane

Non esiste una strategia valida per tutti per sviluppare il perfetto reparto risorse umane. Per la maggior parte delle aziende, la chiave del successo sarà un'attenta pianificazione e assicurarti di capire esattamente di cosa hai bisogno dai tuoi professionisti delle risorse umane prima di immergerti.

Alcune delle considerazioni più importanti da tenere a mente quando crei il tuo dipartimento Risorse umane da zero includono:

• Inizia con la cultura aziendale: Costruire una solida cultura aziendale è importante prima di tuffarti nell'assunzione di qualsiasi leader delle risorse umane. Dovrebbero essere in atto linee guida chiare per evidenziare gli obiettivi e le aspettative dell'azienda, i valori del marchio e le dichiarazioni di missione. Questi strumenti aiuteranno a guidare i professionisti delle risorse umane a svolgere il proprio lavoro nel modo più efficace possibile.
• Determina le tue esigenze di risorse umane: Le aziende dovrebbero prendersi il tempo necessario per determinare che tipo di esigenze hanno per il proprio dipartimento delle risorse umane. Ad esempio, potrebbe essere importante concentrarsi inizialmente su professionisti con capacità di assunzione, inserimento e formazione, nonché esperti di buste paga, prima di passare infine all'assunzione di Diversity Manager.
• Creare le politiche in anticipo: La creazione di politiche cruciali all'inizio del processo di sviluppo aziendale dovrebbe aiutare i dipendenti delle risorse umane a prosperare. Tutti i membri del team dovrebbero avere accesso alle politiche relative a come gestire i reclami dei dipendenti, come migliorare la comunicazione sul posto di lavoro e che tipo di stipendio e vantaggi possono essere offerti a ciascun nuovo membro del personale.
• Abbraccia la tecnologia e l'analisi: Quando implementi nuovi professionisti delle risorse umane nel tuo team, assicurati che dispongano della tecnologia di cui hanno bisogno per lavorare al massimo livello. Ciò potrebbe significare investire in strumenti di monitoraggio del tempo per i dipendenti remoti e strumenti per la gestione dei programmi di lavoro. Potrebbe anche comportare l'investimento in software di monitoraggio delle buste paga e dei benefici.
• Evolvi regolarmente la strategia delle risorse umane: Poiché l'ambiente di lavoro continua a trasformarsi, i leader aziendali dovranno collaborare con il proprio dipartimento delle risorse umane per migliorare l'esperienza dei dipendenti. Ciò comporterà l'implementazione di nuove iniziative di formazione e sviluppo, nonché l'introduzione di strumenti per il benessere e il coinvolgimento dei dipendenti.

Non sottovalutare il potere delle risorse umane

Il dipartimento delle risorse umane è una parte spesso trascurata, ma cruciale della gestione di un'azienda di successo. Gli esperti di questo team sono essenziali per garantire che i leader aziendali possano ottenere il massimo dai professionisti che assumono e attrarre futuri talenti quando necessario. Possono anche essere fondamentali per garantire che le aziende rimangano conformi alle normative sulle assunzioni e sulla gestione dei dipendenti.

Senza un dipartimento delle risorse umane di successo, un'azienda non può creare un ambiente efficace per la propria forza lavoro, il che significa che produttività, efficienza e risultati aziendali potrebbero avere difficoltà.