Zoho Workplace vs. Google Workplace: qual è quello giusto per te? (2025)

La necessità di un software di collaborazione a tutti gli effetti è abbastanza evidente, con oltre 80% di aziende affermando che i luoghi di lavoro digitali (inclusi gli ambienti costruiti con strumenti di collaborazione) sono ora essenziali per il futuro del successo aziendale. Man mano che le aziende crescono, scalano e maturano come imprese, questa esigenza è ancora più urgente. Questo è il motivo per cui molte aziende cercano di adottare una piattaforma di collaborazione a 360 gradi che soddisfi entrambe le loro esigenze attuali e si dimostri efficiente anche se l'azienda cresce.

Il software di collaborazione aziendale dovrebbe andare oltre i tradizionali strumenti di collaborazione per includere funzionalità e integrazioni avanzate che sono fondamentali per consentire la collaborazione interfunzionale. Prima di esaminare le nostre due scelte software, esaminiamo i fattori che un'azienda dovrebbe considerare prima di scegliere una soluzione di collaborazione aziendale.

Cose da considerare quando ci si iscrive a un software per il posto di lavoro:

Il software di collaborazione aziendale è un termine ampio che si riferisce a vari strumenti utilizzati dai dipendenti per collaborare senza problemi. Ciò può includere e-mail, collaborazione sui documenti, archiviazione centralizzata dei file, messaggistica istantanea, strumenti di coinvolgimento dei dipendenti e altro ancora.

È meglio che le aziende valutino attentamente i loro requisiti prima di selezionare la piattaforma preferita, per garantire che le caratteristiche e le funzionalità siano ciò di cui la tua azienda ha bisogno.

Le caratteristiche comuni da considerare includono:

1. Sicurezza e Privacy: Questo è probabilmente il fattore più importante poiché le aziende spesso creano e condividono dati sensibili e riservati nelle loro comunicazioni.
2. Prezzi: sebbene la maggior parte delle società di software offra prezzi speciali per le aziende, è sempre bene assicurarsi che i loro prezzi di listino rientrino nel budget IT.
3. Compatibilità con gli ecosistemi: Se la tua azienda dispone già di un ecosistema, dovresti assicurarti che il tuo software di collaborazione si colleghi bene con lo stesso.
4. Assistenza alla migrazione: Se non stai scegliendo una nuova piattaforma ma stai passando da una esistente, assicurati che il processo di migrazione sia assistito e senza perdite.
5. Flessibilità: Le aziende hanno ruoli e dipendenti diversi con diversi livelli di accesso. Lo stesso dovrebbe essere possibile nei tuoi strumenti di collaborazione aziendale.
6. Funzionalità aziendali avanzate: Ci sono leggi sui dati e certificazioni che potresti dover rispettare. Scegli una piattaforma che sostenga lo stesso.

Zoho Luogo di lavoro vs Google Workspace

Zoho Sul posto di lavoro è l'offerta di comunicazione e collaborazione di Zoho, una società di software che esiste da più di 25 anni.

Conosciuti per il loro CRM, Zoho ha gradualmente costruito un'intera suite di prodotti che potrebbero fungere da sistema operativo per un'azienda. Workplace include strumenti per e-mail e messaggistica, calendari aziendali, archiviazione di file, riunioni online, intranet dei dipendenti e una suite completa per l'ufficio ed è considerato affidabile da oltre 16 milioni di utenti in tutto il mondo.

Google Workspace, precedentemente noto come GSuite, mette insieme strumenti progettati per aiutare i team a connettersi, creare e collaborare e, secondo quanto riferito, ha oltre 3 miliardi di utenti in tutto il mondo. La piattaforma include strumenti per l'invio di e-mail, la creazione di siti, moduli e una suite per ufficio, nonché un calendario aziendale.

Vediamo come si confrontano tra loro nelle diverse categorie.

Piani e prezzi

Zoho Sul posto di lavoro ha due piani, Standard e Professional, e offre anche altre opzioni Solo posta per le aziende che necessitano solo di e-mail e chat di lavoro.

Google Workspace viene fornito con tre piani, Starter, Standard e Business Plus.

Entrambi i servizi offrono prezzi su misura per le imprese, che devono essere discussi offline tramite i loro rappresentanti di vendita.

Se il budget è la tua considerazione principale, Zoho offre prezzi molto migliori per ogni utente, con il suo piano più alto, comprensivo di funzionalità avanzate che costano solo $ 6/utente al mese se fatturato annualmente.

Confronto delle caratteristiche

Flessibilità del piano e Frontsupporto di linea

Le organizzazioni aziendali hanno dipendenti che lavorano in ruoli diversi e necessitano di diversi livelli di accesso. Zoho Il posto di lavoro offre a modello di licenza flessibile, in cui l'amministratore dell'azienda può combinare e abbinare i piani per i diversi utenti dell'azienda.

Ad esempio, il personale della reception o i dipendenti in prima linea potrebbero richiedere solo e-mail e chat, mentre i manager potrebbero aver bisogno dell'intera gamma di applicazioni. Ciò è possibile acquistando licenze Mail Lite per il personale di desk e dipendenti in prima linea e optando per licenze Professional per il management di livello superiore. La grande notizia è che non esiste un limite al numero di utenti da aggiungere a ciascun piano.

Sebbene Google abbia anche introdotto di recente il modello di prezzo flessibile, quando si combinano piani Business ed Enterprise, è previsto un acquisto minimo per Enterprise di 100 licenze o il 15% del numero totale di utenti acquistati. Google, invece, ha introdotto un piano esclusivo per gli utenti in prima linea, che è una versione ridotta di Workspace con meno strumenti e spazio di archiviazione, ma non si fa menzione del fatto che questo piano sia disponibile nel modello di licenza flessibile.

I maggiori vantaggi di un modello di tariffazione flessibile sono il prezzo e la scalabilità. Le organizzazioni possono aggiungere licenze con le autorizzazioni appropriate e, a loro volta, risparmiare sui costi non essendo costrette a pagare l'edizione più alta per tutti i dipendenti della stessa organizzazione.

Sicurezza e Privacy

Entrambi Zoho Sul posto di lavoro e dell' Google Workspace rispettare un lungo elenco di standard del settore, leggi e certificazioni. Sono inoltre dotati di crittografia end-to-end e autenticazione a più fattori.

Tuttavia, quando si tratta di privacy, Zoho è un passo avanti. Zoho tradizionalmente è rimasto lontano dalla pubblicità e dalla vendita dei dati degli utenti sin dal suo inizio e fornisce servizi senza pubblicità anche con il suo piano gratuito. Google Workspace è senza pubblicità nella sua versione a pagamento, ma offre annunci per utenti gratuiti.

Funzionalità aziendali avanzate

Una volta che un'azienda si qualifica come impresa, per legge, deve rispettare determinati requisiti dei dati come conservazione e archiviazione, eDiscovery e backup.

Poiché entrambe queste suite gestiscono dati sensibili come e-mail, file aziendali, messaggi di chatsages, è importante che vengano forniti in bundle con le funzionalità di archiviazione aziendale.

Entrambi Zoho Luogo di lavoro e Google Workspace forniscono funzionalità come eDiscovery, analisi e report avanzati, supporto 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX sui loro piani a pagamento. Mentre Zoho offre S/MIME avanzato sul suo piano Professional, Google lo offre solo sul suo piano Enterprise che non ha un prezzo di listino.

Quando si tratta di protezione avanzata dei thread e sicurezza delle e-mail, le funzionalità da cercare sono la crittografia TLS, le restrizioni IP e gli avvisi di accesso sospetti, la policy delle password, la durata della sessione e l'integrazione SSO basata su SAML. Entrambi questi fornitori spuntano tutte queste caselle, ma Google ha ancora più strumenti come Prevenzione della perdita di dati che Zoho deve ancora presentarsi.

Integrazione contestuale con le app aziendali

A Studio di Forrester rivela che gli strumenti di collaborazione determinano un aumento del 10% della produttività. I team collaborano e comunicano regolarmente per raggiungere obiettivi aziendali più grandi. Pertanto, è importante che questi strumenti funzionino in tandem con applicazioni aziendali come piattaforme CRM, applicazioni finanziarie, automazione del marketing e altro, per poter trasmettere e ricevere informazioni contestualmente.

Zoho ha il vantaggio di creare internamente tutte queste applicazioni aziendali e queste sono integrate per impostazione predefinita tra loro. Quindi, se sei un'azienda che sceglie di avere tutte le applicazioni aziendali e di collaborazione sotto lo stesso tetto, allora Zoho funzionerà meglio per te.

Zoho Workplace ha anche integrazioni integrate con molte applicazioni di terze parti, nonché altri componenti aggiuntivi che possono essere abilitati dal mercato. Google ha anche un file libreria aggiuntiva ma ha un costo aggiuntivo.

Facilità di accesso

All'interno del pacchetto di collaborazione, entrambi Zoho e Google offrono integrazioni strette.

Ad esempio, un utente può passare facilmente da un'e-mail a una conversazione in chat o a una chiamata senza perdere il contesto. Sebbene Workplace abbia sempre avuto un'interfaccia integrata con tutte le app accessibili in un'unica scheda, Google ha anche introdotto di recente un design integrato.

Un ulteriore vantaggio che Zoho ha è, inoltre, viene fornito con una dashboard con widget personalizzabili che portano informazioni da diversi strumenti e aiutano a eseguire rapide azioni quotidiane.

Zoho Workplace include anche una barra di ricerca basata sull'intelligenza artificiale che può richiamare istantaneamente risultati da diversi Zoho applicazioni e classificarle di conseguenza, semplificando la ricerca dei dati.

Uno dei maggiori vantaggi di una suite di collaborazione integrata è che le informazioni sono centralizzate in un repository, invece di dover destreggiarsi tra posizioni diverse. Google Drive e WorkDrive sono i rispettivi strumenti di archiviazione cloud di questi due fornitori che aiutano a centralizzare tutti gli allegati, i file di ufficio, i documenti, le presentazioni e i fogli di lavoro, accessibili solo ai team interessati con il controllo adeguato.

Accessibilità mobile e offline

Se la tua organizzazione ha dipendenti che viaggiano/lavorano costantemente all'aperto, la scelta di una soluzione basata sul Web non sarà sufficiente. Sia Google che Zoho hanno capito il mercato quando si tratta di questo e hanno creato applicazioni mobili per tutti i loro strumenti compatibili con iOS e Android. Zoho va un po' in più introducendo a un'unica app integrata per tutti gli strumenti di Workplace, che viene fornito in bundle con il potente Zia Search.

Entrambe queste suite forniscono anche supporto offline per le loro e-mail e app per ufficio, che è utile quando lavori da un luogo con scarsa connessione a Internet o lavori durante il pendolarismo.

Assistenza alla migrazione

Non tutte le aziende opteranno per il software di collaborazione aziendale all'inizio. Alcuni di voi potrebbero ospitare dati sui propri server o con altri fornitori più piccoli sul mercato. Man mano che si aumenta, è possibile passare dai sistemi esistenti a Google or Zoho. Entrambi questi fornitori forniscono una migrazione semplice con passaggi dettagliati. Inoltre, Zoho Workplace ha anche recentemente introdotto un apposito Programma di assistenza alla migrazione per gli utenti legacy di Google, a seguito dell'impennata delle migrazioni dopo che Google ha interrotto la sua edizione Legacy per gli utenti esistenti.

I processi di migrazione per le aziende richiedono tempo poiché di solito vengono eseguiti in fasi. È importante definire chiaramente i requisiti per il tecnico di supporto che assiste la migrazione, per garantire una migrazione regolare e senza perdite.

Un ambiente che aumenta la produttività dei dipendenti

È fondamentale scegliere una piattaforma su cui i dipendenti amano lavorare.

Alcuni dei comuni problemi che i dipendenti citano come ragioni per la perdita di produttività sono la presenza di troppe e-mail, le informazioni non facilmente accessibili, la mancanza di visibilità del carico di lavoro e la confusa collaborazione tra i team.

Entrambi Zoho e Google hanno i propri approcci per risolvere queste sfide. Mentre Google ha una jam board che consente ai dipendenti di collaborare in tempo reale, Zoho aggiunge un tocco moderno alle e-mail attraverso la condivisione e i commenti per ridurre il carico di posta in arrivo. Zoho Workplace ha anche Connect, la piattaforma di coinvolgimento interno che aiuta i dipendenti a condividere idee, discutere argomenti e impegnarsi in attività legate al lavoro e non. Elementi interattivi come sondaggi, reazioni, commenti degli ospiti e municipi garantiscono la massima partecipazione.

Zoho Luogo di lavoro vs. Google Workspace– Quale dovresti scegliere?

Nessuno strumento singolo può soddisfare i requisiti di ogni azienda. La decisione finale alla fine dipenderà da ciò che desideri e di cui hai bisogno dalla tua piattaforma di collaborazione.

Sei un'azienda di medie dimensioni o un'impresa alla ricerca di una soluzione completa? Stai anche cercando di integrare i tuoi strumenti di business nello stesso ecosistema? Se si allora, Zoho è la tua scelta migliore. Se sei abituato a lavorare e a utilizzare i diversi strumenti dell'ecosistema Google e ne apprezzi la familiarità, Google Workplace potrebbe essere l'opzione migliore per te.